Table of Contents
Polonya’da bulunan bir şirketle iş görüşmesi, ticari anlaşma, fuar katılımı veya teknik hizmet (montaj, bakım, kurulum) amacıyla seyahat edecek iş yeri sahipleri, ortakları ve çalışanlarının C tipi Schengen Ticari Vize alması şarttır.
Ticari vize başvurularının en kritik unsuru, Polonya’daki firmadan adınıza düzenlenmiş resmi ticari davetiyedir. Dosyanız değerlendirilirken seyahat amacınız, finansal sponsoru kimin üstlendiği ve iş ilişkinizin sürekliliği bütüncül olarak incelenir.
Polonya Vize Başvurusu Nereye ve Nasıl Yapılır?
Türkiye’den yapılacak Polonya ticari vize başvuruları doğrudan konsolosluk gişelerinden değil, Polonya Cumhuriyeti Başkonsolosluğu ve Büyükelçiliği tarafından yetkilendirilen VFS Global başvuru merkezleri üzerinden kabul edilmektedir. İkamet ettiğiniz ilin bağlı olduğu görev bölgesine (Ankara veya İstanbul konsolosluk alanları) dikkat ederek randevu almanız gerekmektedir.
Biyometrik Veri (VIS) Kontrolü: Son 59 ay (yaklaşık 5 yıl) içerisinde verilmiş geçerli bir Schengen parmak izi kaydınız (VIS) yoksa, başvuru günü başvuru merkezinde şahsen bulunarak biyometri işlemi yaptırmanız zorunludur.
Ticari Davetiye Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar
Polonya’daki firmanın tarafınıza göndereceği davetiye belgesi olmadan ticari başvuru gerçekleştirilemez. Davetiyede şu bilgilerin yer alması gerekir:
-
Davet edilen kişinin adı, soyadı, pasaport numarası ve çalıştığı şirketteki unvanı.
-
Seyahatin tam amacı (örn: iş görüşmesi, fuar ziyareti, makine kurulumu/eğitimi).
-
Giriş-çıkış tarihleri ve seyahat süresi.
-
Seyahat masraflarını (konaklama, ulaşım vb.) hangi tarafın karşılayacağına dair net beyan.
-
Davetiyeyi imzalayan Polonya firması yetkilisinin adı, unvanı, iletişim bilgileri ve kimlik/pasaport fotokopisi.
Polonya Ticari Vize İçin Gerekli Güncel Evrak Listesi
Tüm başvuru sahiplerinden talep edilen ortak evrakların yanı sıra mesleki statünüze (iş yeri sahibi veya çalışan) göre eklemeniz gereken belgeler şunlardır:
1. Tüm Başvuranlar İçin Ortak Belgeler
-
Pasaport: Seyahat dönüş tarihinden itibaren en az 3 ay geçerliliği ve en az 2 boş sayfası bulunan pasaport.
-
Başvuru Formu: Eksiksiz doldurulmuş ve ıslak imzalanmış Schengen başvuru formu.
-
Biyometrik Fotoğraf: ICAO standartlarına uygun, son 6 ay içinde çekilmiş 2 adet biyometrik fotoğraf.
-
Ticari Davetiye ve Yetkili Kimliği: Polonya’daki firmadan gelen imzalı davetiye ve imzalayan yetkilinin kimlik fotokopisi.
-
Konaklama ve Ulaşım: Adınıza düzenlenmiş uçak/araç rezervasyonları ve otel konaklama belgeleri.
-
Seyahat Sağlık Sigortası: Tüm Schengen ülkelerinde geçerli, en az 30.000 € teminatlı ve seyahat süresini kapsayan poliçe.
-
Şirketin Güncel Evrakları: Türkiye’deki firmanıza ait vergi levhası, imza sirküleri, Resmi Gazete ilanı ve bağlı bulunulan odadan (İTO, İSO, DSO vb.) alınan son 6 aya ait faaliyet belgesi.
-
Finansal Belgeler: Şirketin son 3 aylık, bankadan kaşeli, ıslak imzalı ve imza sirküleri eklenmiş hesap özeti.
-
Eski Vizeler: Varsa son 3-5 yıla ait Schengen vize fotokopileri ve pasaportun resimli sayfa fotokopisi.
2. Şirket Sahibi veya Ortağı İçin Ek Belgeler
-
Şirket Dilekçesi: Şirketin antetli kağıdına yazılmış, seyahatin amacını, tarihlerini ve masrafların şirket tarafından karşılanacağını belirten ıslak imzalı ve kaşeli dilekçe.
-
Sermaye/Sahiplik Kanıtı: Şirket ortaklığını gösteren Resmi Gazete fotokopisi.
3. Şirket Çalışanları İçin Ek Belgeler
-
Görevlendirme ve İzin Dilekçesi: Şirket yetkilisi tarafından antetli kağıda yazılmış; çalışanın unvanını, seyahat amacını, görevlendirme tarihlerini ve masrafların şirketçe karşılanacağını belirten kaşeli-imzalı yazı.
-
Çalışma Belgeleri: SGK İşe Giriş Bildirgesi ve e-Devlet’ten alınan QR kodlu SGK Tescil ve Hizmet Dökümü.
-
Maaş Bordrosu: Son 3 aya ait, şirket tarafından kaşelenmiş ve imzalanmış maaş bordroları.
Teknik / Kurulum Amacıyla Yapılan Başvurularda Özel Durum
Polonya’ya makine kurulumu, yazılım entegrasyonu, bakım veya teknik eğitim verme amacıyla gidiliyorsa; iki şirket arasındaki ticari sözleşme, fatura veya teknik hizmet anlaşması başvuru dosyasına eklenmelidir. Konsolosluk, sıradan bir iş görüşmesi ile teknik saha çalışması arasındaki farkı bu belgeler üzerinden teyit eder.
Konsolosluk İncelemesinde Öne Çıkan Hususlar
-
Evrak Güncelliği: Şirket faaliyet belgesi ve banka hesap dökümlerinin başvuru tarihinden itibaren en fazla 1 ay (faaliyet belgesi için azami 6 ay) içinde alınmış olması gerekir.
-
Ek Belge Mülakat Riski: Polonya Konsolosluğu gerekli gördüğü durumlarda başvuru sahibini mülakata çağırabilir veya ek evrak talebinde bulunabilir. Bu taleplere verilen süre sınırına kesinlikle uyulmalıdır.
-
Sahte veya Tutarsız Beyan: Şirket evraklarındaki kaşe/imza eksiklikleri veya tutarsız seyahat tarihleri doğrudan reddetme gerekçesidir ve durum Schengen Bilgi Sistemi’ne (SIS) yansıtılabilir.
